Um automatisch Aufgaben-Einladungen oder Benachrichtigungen für Statusänderungen von Aufgaben an deine externen Partner zu versenden, kannst du Textvorlagen erstellen.
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E-Mail Aufgaben-Einladung
Wenn du externe Partner zur Bearbeitung einer Aufgabe anfragst, bekommen diese über Lano eine Einladungs-Mail.
Wenn du mehrere Partner für eine einzige Aufgabe anfragst und mehr als ein Partner den Auftrag annimmt, musst du ggf. Partnern absagen.
Für beide Fälle kannst du Mail-Vorlagen erstellen, die automatisch versendet werden.
E-Mail Aufgaben-Status
Aufgaben können in unterschiedlichen Status angezeigt werden. Wenn du selbst den Status änderst, wird der externe Partner, der an dieser Aufgabe arbeitet, per E-Mail darüber informiert.
Für folgende Statusänderungen kannst du Mail-Vorlagen erstellen:
Du hast dem Partner eine Aufgabe zugewiesen
Du hast eine eingereichte Aufgabe angenommen
Du hast eine Aufgabe geblockt
Du hast eine Aufgabe storniert
So bearbeitest du Mail-Vorlagen
Um Textvorlagen für deine automatisch über Lano verschickten E-Mails zu bearbeiten, gehe über das Menü zu Vorlagen > E-Mail.
Klicke auf den Titel ("Ereignis") einer Vorlage und dann auf "Bearbeiten".
Es öffnet sich eine Eingabemaske, über die du deine Mail erstellen kannst.
Einene Standardtext verwenden:
Oben rechts kannst du über die Buttons wählen, ob du einen von uns vorgeschlagenen Standardtext verwenden möchtest und in welcher Sprache (Deutsch oder Englisch) die E-Mail an den/die Empfänger gesendet werden soll.
Wenn du eine E-Mail komplett selbst erstellen willst:
1. Wähle zunächst einen Titel (= Betreff) für deine E-Mail.
2. Lege den Text für den Button in deiner E-Mail fest. Über den Button kommen deine externen Partner auf die Lano-Plattform.
3. Schreibe im Textfeld die Nachricht, die per E-Mail verschickt werden soll. Nutze hierbei am besten Variablen ( s. u.).
Variablen: Durch das Setzen von Variablen werden die E-Mails automatisch angepasst, je nachdem an welchen Empfänger sie gesendet werden oder auf welches Projket und welche Aufgabe sie sich beziehen.
Du kannst folgende Variablen-Sets nutzen:
Firmen-Variablen (z. B. Adresse)
Partner-Variablen (z. B. Name & Adresse)
Aufgaben-Variablen (z. B. Titel, Beschreibung, Zeitraum)
Projekt-Variablen (z. B. Titel, Budget)
Klicke abschließend auf "Speichern", um die Vorlage zu erstellen oder aktualisieren.