Um automatisch Aufgaben-Einladungen oder Benachrichtigungen für Statusänderungen von Aufgaben an deine externen Partner zu versenden, kannst du Textvorlagen erstellen. 

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E-Mail Aufgaben-Einladung

Wenn du externe Partner zur Bearbeitung einer Aufgabe anfragst, bekommen diese über Lano eine Einladungs-Mail. 


Wenn du mehrere Partner für eine einzige Aufgabe anfragst und mehr als ein Partner den Auftrag annimmt, musst du ggf. Partnern absagen. 


Für beide Fälle kannst du Mail-Vorlagen erstellen, die automatisch versendet werden.  


E-Mail Aufgaben-Status

Aufgaben können in unterschiedlichen Status angezeigt werden. Wenn du selbst den Status änderst, wird der externe Partner, der an dieser Aufgabe arbeitet, per E-Mail darüber informiert. 


Für folgende Statusänderungen kannst du Mail-Vorlagen erstellen:

  • Du hast dem Partner eine Aufgabe zugewiesen

  • Du hast eine eingereichte Aufgabe angenommen

  • Du hast eine Aufgabe geblockt

  • Du hast eine Aufgabe storniert


So bearbeitest du Mail-Vorlagen

Um Textvorlagen für deine automatisch über Lano verschickten E-Mails zu bearbeiten, gehe über das Menü zu Vorlagen > E-Mail.


Klicke auf den Titel ("Ereignis") einer Vorlage und dann auf "Bearbeiten". 

Es öffnet sich eine Eingabemaske, über die du deine Mail erstellen kannst. 


Einene Standardtext verwenden: 


Oben rechts kannst du über die Buttons wählen, ob du einen von uns vorgeschlagenen Standardtext verwenden möchtest und in welcher Sprache (Deutsch oder Englisch) die E-Mail an den/die Empfänger gesendet werden soll.


Wenn du eine E-Mail komplett selbst erstellen willst: 


1. Wähle zunächst einen Titel (= Betreff) für deine E-Mail. 


2. Lege den Text für den Button in deiner E-Mail fest. Über den Button kommen deine externen Partner auf die Lano-Plattform. 


3. Schreibe im Textfeld die Nachricht, die per E-Mail verschickt werden soll. Nutze hierbei am besten Variablen ( s. u.). 


 

Variablen: Durch das Setzen von Variablen werden die E-Mails automatisch angepasst, je nachdem an welchen Empfänger sie gesendet werden oder auf welches Projket und welche Aufgabe sie sich beziehen. 


Du kannst folgende Variablen-Sets nutzen: 

  • Firmen-Variablen (z. B. Adresse)

  • Partner-Variablen (z. B. Name & Adresse)

  • Aufgaben-Variablen (z. B. Titel, Beschreibung, Zeitraum)

  • Projekt-Variablen (z. B. Titel, Budget) 


Klicke abschließend auf "Speichern", um die Vorlage zu erstellen oder aktualisieren.